Автоматизация работы с тендерами

Задача

Работа с тендерами — это сотни страниц документации на каждую закупку. Чтобы решить, участвовать ли, менеджеру нужно найти в ней заказчика, начальную цену, сроки поставки, требования к продукции и размер обеспечения. Чтобы подать заявку — сопоставить каждую позицию ТЗ со своим товаром, заполнить таблицы соответствия и собрать сертификаты и регистрационные документы.

В «ПутьПро» всё это делалось вручную, в разных файлах и папках. Время уходило на закупки, которые в итоге оказывались невыгодными, а одно пропущенное требование в документации могло стоить отклонённой заявки.

Решение

Мы разработали систему, в которой менеджер ведёт закупку целиком — от первого взгляда на тендер до проверенного пакета документов.

Этап 1. Анализ документации

ИИ читает тендерную документацию и формирует короткую выжимку по существенным условиям:

• заказчик
• начальная цена
• сроки поставки
• требования к продукции
• обеспечение заявки

Менеджер видит суть закупки за минуты, не пролистывая весь пакет.

Этап 2. Оценка привлекательности

Система оценивает закупку по параметрам, которые определяют, стоит ли в неё идти: соответствие ассортименту, регион, логистика, ожидаемая маржа и конкуренция. Слабые тендеры отсеиваются до того, как на них потрачено время.

Этап 3. Сопоставление с ассортиментом

Каждая позиция технического задания сопоставляется с товарами компании. Отдельно выделяются недостающие документы и риски: то, что нужно закрыть до подачи, видно сразу, а не в последний день.

Этап 4. Подготовка заявки

• Таблицы соответствия заполняются характеристиками продукции и реквизитами компании
• Сертификаты и регистрационные документы подбираются к позициям автоматически
• Комплектность пакета проверяется перед подачей

Что получила компания

• Один инструмент на весь цикл — анализ, оценка, сопоставление и документы в одном месте
• Быстрое решение «идти или нет» — по выжимке и оценке, а не после чтения всей документации
• Меньше ручной работы — таблицы соответствия и комплект документов собираются системой
• Меньше пропущенных требований — существенные условия и риски система выносит отдельно
• Порядок в документах — сертификаты и регистрационные удостоверения всегда под рукой

Статус

Система работает в «ПутьПро», менеджеры ведут в ней закупки от анализа до подачи. Логика оценки и справочники настроены под ассортимент заказчика; интерфейсы не раскрываются. Решение подходит любому поставщику, который регулярно участвует в государственных и коммерческих закупках.