Автоматизация закупок
Управление закупками и контроль маржинальности
ООО «Астория», Санкт-Петербург
- КП из таблиц, PDF, писем, сообщений и фото разбираются автоматически
- Любой формат КП из таблиц, PDF, писем, сообщений и фото разбираются автоматически
- сравнение с доставкой, отсрочкой, минимальной партией и расходами
- Полная цена сравнение с доставкой, отсрочкой, минимальной партией и расходами
- расчёт фактической маржи и предупреждение, если она ниже ориентира
- До сделки расчёт фактической маржи и предупреждение, если она ниже ориентира
Задача
Коммерческие предложения поставщиков приходили в «Асторию» в чём угодно: в таблицах, PDF, письмах, сообщениях в мессенджерах и даже фотографиями. Сотрудники вручную переносили цифры в сводные таблицы и сравнивали поставщиков в основном по цене за единицу.
Такое сравнение обманчиво. Самое дешёвое предложение легко оказывается самым дорогим, когда к нему добавляются доставка, предоплата вместо отсрочки, большая минимальная партия и сопутствующие расходы. А маржу сделки компания узнавала уже после того, как деньги были потрачены.
Нужна была система, которая снимет с людей ручной разбор предложений, будет сравнивать поставщиков честно — по полной стоимости — и покажет экономику сделки до того, как она заключена.
Решение
Мы построили для «Астории» систему управления закупками и контроля маржинальности. Она закрывает путь от запроса поставщикам до решения о сделке и даёт руководству картину прибыльности по категориям, поставщикам и сделкам.
Как проходит закупка
- Менеджер формирует потребность — система рассылает запрос утверждённым поставщикам
- Ответы приходят в привычном для поставщика виде: таблицей, PDF, письмом, сообщением или фото
- ИИ извлекает из каждого ответа позиции, цены, сроки, условия оплаты и доставки
- Система сводит предложения в единое сравнение и приводит их к полной стоимости закупки
- Перед сделкой считается фактическая маржа с учётом логистики, комиссий и стоимости финансирования
- Если маржа ниже ориентира, сотрудник получает предупреждение и видит, какие факторы её снизили
- Сделка и её экономика попадают в аналитику руководителя
Что внутри
- Реестр поставщиков — утверждённый список, контакты, категории и история ответов
- Рассылка запросов — один запрос уходит всем подходящим поставщикам, ответы собираются в одном месте
- ИИ-разбор предложений — распознаёт таблицы, документы, текст и фотографии и приводит данные к единому виду
- Сравнение по полной стоимости — доставка, отсрочка платежа, минимальная партия и сопутствующие расходы учитываются автоматически
- Калькулятор маржи — логистика, комиссии и стоимость денег считаются до подписания, а не после
- Контроль порогов — ориентир маржи задаётся по категориям; сделки ниже него не проходят незамеченными
- Аналитика для руководства — где компания зарабатывает, а где теряет: в разрезе категорий, поставщиков и сделок
Что получила компания
- Ушла ручная сводка предложений — сотрудники больше не перепечатывают цифры из PDF и переписок
- Сравнение стало честным — выигрывает не самая низкая цена, а самая выгодная закупка
- Маржа видна до сделки — решение принимается на цифрах, а не постфактум
- Причины видны сразу — если сделка невыгодна, понятно, какой фактор её съел
- Прозрачность для руководства — видно, какие категории и поставщики приносят деньги, а какие нет
Статус
Система работает в «Астории». Интерфейсы, формулы расчёта и состав интеграций разработаны под процессы заказчика и не раскрываются. Тот же подход переносится на любую компанию, которая закупает у многих поставщиков и продаёт с наценкой: дистрибуцию, оптовую торговлю, производственное снабжение.
